Чтобы следить за состоянием коллекции, нужно завести специальную тетрадку или компьютерную программу, куда занести все монеты и их основные характеристики: состояние, материал, номер по каталогу и т. д. Лично я рекомендую программу Cabinet, т. к. она максимально изменяется пользователем по себя, имеет небольшой размер, на рус. и англ. языках и абсолютно бесплатна. Скачать и посмотреть поробное описание можно здесь.